Định dạng và in ấn trong Microsoft Word

Bạn nghĩ sao khi cấp trên yêu cầu bạn in báo cáo cho sếp xem hoặc in ấn tài liệu chuẩn bị cho một cuộc họp. Trong khi sếp đang vội còn bạn thì cứ mãi loay hoay không biết chỉnh sửa trang in như thế nào để tài liệu in ra được đẹp mắt. Trong bài này chúng mình cùng thảo luận về cách in ấn tài liệu trong Microsoft Word nhé!

I. Định dạng trang tự động với Style

Style là một tập hợp của các định dạng (cỡ chữ, màu sắc, dãn cách dòng, level,…) được áp dụng đối với một phần văn bản. Giống như một Template, các phần văn bản khác nhau nếu áp dụng cùng một Styles trong cùng 1 Theme sẽ có định dạng giống nhau. Khi thay đổi các thuộc tính trong style thì tất cả những phần văn bản nào đã được định dạng bởi style đó sẽ tự động thay đổi theo.

Để thêm Style mới bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Vào tab Home > nhóm Styles chọn biểu tượng mũi tên góc bên phải (hoặc nhấn tổ hợp phím Alt+Ctrl+Shift+S). Cửa sổ Styles sẽ hiện ra:

Nhóm Style của tab Home và cửa sổ Style

Bước 2: Chọn New Styles, Word sẽ hiển thị hộp thoại Create New Style from Formatting.

Bước 3: Thiết lập các thông số trong hộp thoại Create New Style from Formatting.

• Name: nhập tên style mới.
• Style Type: chọn kiểu style từ danh sách.
• Formatting: thiết lập định dạng kểu chữ, cỡ chữ, chế độ chữ, màu chữ, canh chỉnh… Có thể click nút Format để thiết lập nhiều định dạng hơn.

 Bước 4: Click chọn OK để kết thúc.

Để áp dụng style cho văn bản:

• Chọn đoạn văn bản muốn áp dụng style.
• Vào thẻ Home > nhóm Styles > chọn style cần sử dụng.

Xem ngay: Hướng dẫn sử dụng Word cơ bản

II. Định dạng trang và in ấn

Định dạng trang

Bước 1: Trước khi đi vào căn lề chuẩn ,bạn cần phải đổi đơn vị đo trên Word 2013, Word 2016 vì mặc định công cụ này ở dạng Inch.

– Đầu tiên bạn ấn vào File chọn Options để truy cập Word Options.

Bước 2: Trong Word Options , ấn tiếp vào tab Advanced. Tiếp theo bạn kéo xuống mục Display và trong phần Show measurements in units of chúng ta chuyển từ Inches sang Centimeters , sau đó nhấn OK để xác nhận chuyển.

Chọn tab Page Layout > nhóm Page Setup > chọn mũi tên dưới góc phải để mở hộp thoại Page Setup.

Bước 3: Để căn lề chuẩn trong Word chọn tab Margins

Và khi truy cập được vào Margins bạn chỉnh lề tại phần Top, Left, Bottom, Right.

Quy định về căn lề chuẩn trong văn bản hành chính (giấy A4) như sau:

– Lề trên cách mép trên từ 20 – 25 mm (tương đương 2 đến 2,5 cm).
– Lề dưới cách mép dưới từ 20 – 25 mm (tương đương 2 đến 2,5 cm).
– Lề trái cách mép trái từ 30 – 35 mm (tương đương 3 đến 3,5 cm).
– Lề phải cách mép phải từ 15 – 20 mm (tương đương 1,5 đến 2 cm)

Bước 4: Chọn khổ giấy, chọn tab size

Chọn khổ giấy (letter, A4,…), kích thước tương ứng sẽ hiện ra.

Trên đây là cách căn lề chuẩn trong Word áp dụng cho tất cả các phiên bản đang được phát hành. Công việc còn lại mà bạn phải làm là ấn tổ hợp phím Ctrl + P để thực hiện lệnh in mà thôi.

Bạn hãy nhớ rằng việc căn lềtrong Word chuẩn chỉ là bước đầu tiên trong các quy định chuẩn về văn bản Word mà thôi, còn rất nhiều thứ bạn cần phải biết để có thể tạo ra được một văn bản chuẩn nhất hiện nay.

Xem thêm: Cách in tài liệu trên máy tính cho người mới đi làm