Sử dụng Mail Merge trong Excel mà không cần mở Word

Mail merge được định nghĩa là phương pháp tự động nhập dữ liệu từ một bảng tính bên ngoài vào một văn bản soạn thảo thông thường, sau đó người dùng có thể in trực tiếp văn bản đó ra. Kết quả là tạo ra được nhiều nội dung có tính cá nhân hóa cao mà không phải mất công soạn thảo.

Thường thì để sử dụng chức năng này thì Word là công cụ được ưu tiên nhiều hơn. Trong Word người dùng có thể thực hiện Mail Merge thông qua dữ liệu được tạo từ một tệp Excel bên ngoài. Quy trình là khá đơn giản và hiệu quả, tuy vậy đôi khi bạn có thể không cần dùng đến Word mà chỉ cần dùng Excel mà thôi.

Các lưu ý cơ bản:

Để chạy Mail Merge trong Excel, yêu cầu phải có:

• Dải ô tính chứa dữ liệu cần nhập. Trong ví dụ này, giả sử dải ô đó nằm ở trang tính có tên “Data”
• Dải ô tính chứa văn bản. Trong ví dụ này, giả sử dải ô đó nằm ở trang tính có tên “Form”
• Ô tính chứa số thứ tự hàng của giá trị “bản nháp hiện tại” (current record). Trong ví dụ này là ô C3
• Công thức dựa trên hàm INDIRECT của Excel để truy xuất dữ liệu từ ô “bản nháp hiện tại”. Trong ví dụ này, các công thức trên nằm ở cột L
• Các công thức nằm trong phần văn bản soạn thảo ở dưới, có tham chiếu tự động đến nội dung ô ở cột L. Ta sử dụng nhiều công thức khác nhau để tạo ra một bức thư cá nhân hoàn chỉnh.
• Một macro lặp vòng quanh kho dữ liệu chung, cập nhật liên tục số bản nháp hiện tại và tự động in văn bản ra giấy.

Ví dụ này có thể áp dụng cho nhiều mục đích sử dụng khác.

Trong ví dụ này, ta thấy có một vài tính năng hữu ích khác:

• Có thể xác định được bản nháp đầu tiên và bản nháp cuối cùng từ kho dữ liệu chung
• Phím bấm hỗ trợ định vị toàn bộ các mục của bảng tính
• Có lựa chọn xem trước khi in
• Có phím “Help” để hướng dẫn phương pháp sử dụng.

———

Blog Học Excel online đã mở rất nhiều các khóa học đào tạo về Học Excel cơ bản đến nâng cao với các chuyên gia hàng đầu tại Việt Nam. Chúng tôi sẽ mang đến cho bạn những buổi học bổ ích, hiểu quả có thể sử dụng thành thạo Excel để áp dụng trong công việc. Ngoài ra, chúng tôi đang có nhiều chương trình khuyến mại lớn cho các học viên đăng kí trong tháng này, vậy còn trần trừ gì nữa mà không đăng kí ngay thôi. Thông tin chi tiết xem tại:

Xem thêm: Cách làm mail merge trong excel cực đơn giản