Hỏi đáp Excel: Liệu bạn có phải một chuyên gia Excel?

Đã bao giờ bạn tự hỏi trình độ Excel của mình đang ở mức nào chưa? Liệu bạn có phải một chuyên gia Excel?

Dưới đây là một bài rất bổ ích trên diễn đàn kiến thức Quora đã được Học Excel Online lược dịch. Hy vọng qua bài viết này, bạn sẽ phần nào trả lời được câu hỏi đó.

Câu hỏi: Làm thế nào để biết liệu một ai đó có thực sự là chuyên gia về Excel?
Trả lời: Brad Yundt, một kỹ sư cơ khí say mê Excel.
___________
Link gốc tiếng Anh: http://qr.ae/TUNcip
___________
Là một nhà quản lý kỹ thuật, tôi đã từng nhận được rất nhiều bản trích yếu (résumé) có ghi người nộp đơn là một chuyên gia trong Excel. Tôi không coi trọng những hồ sơ đó, bởi người ta thường không có chút khái niệm nào về sự hiểu biết của bản thân với Excel cả. Và nếu có ai đó đến phỏng vấn và khoe khoang về khả năng Excel của mình, sẽ chỉ tốn vài câu hỏi để bóc mẽ hắn mà thôi.

Người sáng lập hệ thống Microsoft Excel MVP (Most Valuable Professional) Aaron Blood đã đưa ra một thang đo để phân loại năng lực của người sử dụng Excel. Tôi thích việc sử dụng nó như một bài tự kiểm tra trong lớp học bởi nó giúp các học viên nhanh chóng thấy được vị trí của mình.

Dưới đây là thang đo:
___________

Thang đo trình độ Excel

Mức độ mới làm quen, nghiệp dư (Novice):
-Biết định vị trang tính và lưu sổ tính.
-Biết xử lí, nhập dữ liệu.
-Có thể sử dụng các hàm: SUM, IF, AVERAGE, COUNT, ROUND.

Mức độ trung bình (Intermediate):
-Có thể sử dụng các hàm thao tác với định dạng TEXT và DATE(1).
-Biết ý nghĩa và cách tạo một Pivot Table.
-Biết ý nghĩa và cách cài đặt một add-in.
-Biết sử dụng AutoFilter.
-Có thể ghi và sử dụng một macro.
-Có thể chỉnh sửa một macro đơn giản.
-Mức độ này bao gồm những người tự nhận rằng mình rất am hiểu về Excel.
-Có thể sử dụng các hàm: SUMIF, COUNTIF, VLOOKUP, CHOOSE, MID.

Mức độ thuần thục (Advanced):
-Biết cấu trúc công thức mảng.
-Có thể tạo và tùy biến macro mà không cần macro record(2).
-Biết tạo một macro có thể tác động thay đổi qua các sự kiện(3).
-Làm quen với hầu hết các công thức trong Excel.
-Có khả năng hỗ trợ hoặc dạy người khác về Excel.
-Có thể sử dụng các hàm: SUMPRODUCT, INDIRECT, INDEX, MATCH, OFFSET.

Mức độ chuyên gia (Expert):
-Có thể tạo add-in để phân phối sử dụng rộng rãi.
-Nếu bạn có thể nghĩ ra điều gì đó, những người ở mức độ này sẽ xây dựng nó trên Excel.
-Thường là những cá nhân tăng động dành quá nhiều thời gian để nghĩ về các bảng tính.
-Biết về điểm mạnh, điểm yếu của từng công thức, có khả năng tạo ra những công thức mới.

Mức độ bậc thầy (Guru):
-Tinh hoa Excel thực thụ.
-Cả thế giới chỉ đếm trên đầu ngón tay.
-Nếu bạn là một bậc thầy, bạn sẽ tự biết vị trí của mình.
-Nếu bạn là một chuyên gia, bạn sẽ biết tới tên của họ.
-Sẽ có lúc bạn thấy họ phản hồi lại.

Bạn có thể đọc về thang phân chia mức độ thành thạo Excel tại: https://web.archive.org/…/www.xl-logic.com:…/user_scale.html
___________
Có thể thấy rằng toàn bộ phần trên không hề nhắc tới việc thành thạo bao nhiêu phím tắt. Đúng rồi, bởi vì theo tôi, dù có biết tất cả phím tắt cũng không khiến bạn trở thành chuyên gia được. Nó chỉ thể hiện rằng bạn đã dành hàng giờ lặp đi lặp lại công việc nhập dữ liệu và định dạng trang tính. Biết phím tắt là tốt, nó giúp bạn làm việc năng suất hơn, nhưng lại không có ích lợi gì khi bạn cần phải xử lí một vấn đề phức tạp – vấn đề mà bạn phải dành nhiều thời gian suy nghĩ về cách làm hơn là ngồi làm. Ở đây, phép suy luận tương đương của tôi là, cũng giống như việc bạn học thuộc bảng cửu chương sẽ giúp bạn làm toán nhanh hơn chứ không khiến bạn trở thành một chuyên gia toán học vậy.

Microsoft có một hệ thống kiểm tra trình độ Office kèm chứng chỉ có tên là Microsoft Office Specialist (MOS) bao gồm MOS, MOS Expert và MOS Master. Nếu một người có chứng chỉ MOS, rõ ràng họ đã học hết những mục mà Microsoft cho là quan trọng, và họ có khả năng làm những yêu cầu được đưa ra.

Tôi chưa từng làm bất kỳ bài kiểm tra MOS nào cả, bởi vậy tôi không thể nói với các bạn nó khó thế nào, hoặc trình độ của những người có chứng chỉ ra sao. Tôi có thể tưởng tượng rằng những bạn chuyên đi đào tạo các lớp nghiệp vụ văn phòng như một công việc chắn hẳn phải muốn một tấm bằng công nhận. Sự thật việc Microsoft cung cấp những chứng chỉ này cho từng phiên bản Office khác nhau(4) đã cho tôi biết có đồng thời cả hai điều này: một số phân đoạn của nền kinh tế thì cần chứng chỉ, và có những người đã nhận được chứng chỉ sau khi qua bài test.

Làm thế nào để biết một ai đó post bài trên web(5) là một chuyên gia Excel? Hãy bỏ ra vài tiếng đọc những bài viết và trang web của họ. Những người viết một cách năng suất rất có thể là chuyên gia. Nếu bạn tốt Excel nhưng chưa ở trình độ đó, tôi cá rằng bạn vẫn có thể dễ dàng nhận ra một chuyên gia thực thụ sau khi đọc xong bài này. Những bài đăng của họ có rõ ràng, dễ hiểu và chính xác không? Không ai có thể đúng được 100%, nhưng một chuyên gia sẽ có thể giúp đỡ chính xác nhiều hơn khi họ hiểu đúng vấn đề từ phút ban đầu. Người đó thường sẽ gắn bó với người hỏi bởi sẽ luôn có những tình huống phức tạp phát sinh đi kèm. Hoặc người đó có thể hiện sự chuyên nghiệp ngay cả khi bị kích động? Liệu họ có thể trả lời những câu hỏi khó, hay chỉ xử lí những topic thường gặp? Sau khi đọc những bài viết chia sẻ trên website của họ, bạn có cảm thấy dễ dàng hơn khi xử lí những vấn đề tương tự? Liệu rằng những bài viết đó có thảo luận về việc thiết lập và xử lí những vấn đề cơ bản, cũng như những yếu tố khiến giải pháp trở nên phức tạp hơn?

_____________

Chú thích trong bài

[1] Dữ liệu excel có 2 định dạng cơ bản là Number và Text. Dữ liệu date & time thực ra cũng là dữ liệu dạng số, bắt đầu từ 1/1/1900 tương ứng với số 1, mỗi ngày cộng thêm một đơn vị. Các hàm thao tác với dữ liệu dạng này sẽ bao gồm 1 số hàm như ISNUMBER, ISTEXT, DATE, EOMONTH,…
[2] Macro record: Chức năng nằm trong thẻ developer, cho phép ghi lại các thao tác. VD: Khi bạn sử dụng tô màu ô A1:A10, record một cái macro, đem sang sheet khác và sử dụng thì nó sẽ làm lại y hệt những thay đổi đó.
[3] Nói đến Macro tự động/bán tự động. Có thể hiểu là khi bạn thay đổi dữ liệu trong Excel, thay vì thao tác lại lần nữa thì chỉ cần gán macro cho một nút bấm, hoặc chạy tự động thì Excel sẽ làm việc đó cho bạn. Cái này liên quan tới VBA.
[4] Microsoft cung cấp chứng chỉ MOS theo từng phiên bản: MOS 2010, MOS 2013, MOS 2016… chứ không phải 1 chứng chỉ chung cho các phần mềm.
[5] Web ở đây bao gồm các website cá nhân, những forum & group hỏi đáp excel. Đại ý là muốn kiểm tra anh này có phải chuyên gia không thì hãy dành thời gian theo dõi họ.