10 tips giúp bạn có một bài thuyết trình đẹp nhất
Bạn đang là học sinh, sinh viên hay bạn đã đi làm rồi, chắc chắn sẽ có 1 lần đã phải trình bày 1 vấn đề, phải nói trước 1 đám đông – đám đông này chưa có khái niệm gì về vấn đề bạn đang nói đến. Trừ khi bạn có tài thuyết trình cỡ Steve Jobs thì chắc hẳn bạn sẽ cần đến 1 phần mềm thuyết trình để giúp minh hoạ ý tưởng của mình, có thể kể đến ở đây là Microsoft PowerPoint, Prezi, hoặc Microsoft Sway. Bài viết này được góp nhặt từ kinh nghiệm của bản thân từ những năm tháng làm Power Point dạo cho một số công ty quốc tế và chẳng may thỉnh thoảng được nhận các slide từ các đồng nghiệp VN của mình, mình tin là các bạn có thể làm tốt hơn thế, các bạn sinh viên, các bạn sẽ làm tốt hơn lứa trước của mình nhiều lần, vì các bạn đang và sẽ đọc những bài như thế này.
Xem nhanh
1. Biết rõ mục đích bài thuyết trình của mình để lôi kéo khán giả
Trước khi bắt tay vào làm một bài thuyết trình, chuẩn bị ý tưởng, hãy xác định rõ bạn đang muốn thuyết trình về cái gì, bạn muốn trình bày vấn đề gì tới khán giả của mình.
Hãy nghĩ đơn giản như thế này, bài thuyết trình của các bạn, cũng giống như mèo, sẽ chỉ có thể rơi vào 1 trong 2 loại sau đây: mèo xấu và mèo đẹp. Tất nhiên là mèo đẹp sẽ được nhiều người chú ý hơn, vì chúng ta yêu cái đẹp, đấy là tự nhiên con người nó thế rồi, chúng ta không thể làm gì thay đổi được. Để có thể làm mèo đẹp, mời các bạn đọc tiếp.
Thực ra đoạn so sánh vừa rồi chỉ là vui vui thôi, bài thuyết trình của các bạn sẽ được chia làm 2 loại:
- Technical presentations: làm rõ về 1 chủ đề bất kì (Bơm xe BMW thì khác với bơm xe Porsche như thế nào chẳng hạn)
- Persuasive presentations: làm cho khán giả biết về cái gì đó (như cái thương hiệu của công ty các bạn chẳng hạn), và cái quan trọng là hướng khán giả, “nhét vào đầu” khán giả của các bạn ý tưởng về thương hiệu đó.
Nhưng, một sự chia cắt rõ ràng giữa 2 loại thuyết trình này thì hầu như ít thấy, phần lớn các bài thuyết trình sẽ bao gồm hay là sự giao thoa của cả 2 yếu tố trên – best of both worlds.
Điều quan trọng ở đây là: đừng làm khán giả của bạn chán và bỏ đi làm việc khác, hãy tập trung, nhưng đừng quá nặng nề, cứ thoải mái rồi công sức bỏ vào bài thuyết trình của bạn sẽ mang lại kết quả như gà mái đẻ trứng vàng.
2. Chuẩn bị cho bài thuyết trình của bạn
Hãy gạch đầu dòng hoặc có 1 câu chuyện xuyên suốt bài thuyết trình về chủ đề XYZ của bạn. Con người thích nghe kể chuyện, hãy làm cho bài thuyết trình đó sinh động như 1 câu chuyện. Hãy làm cho bài thuyết trình của bạn theo 1 trình tự logic hoặc theo trình tự thời gian, người nghe sẽ dễ theo dõi và hiểu được ý tưởng của bạn.
Nếu bạn cố gắng nói tất cả những gì bạn biết về chủ đề đó, nhiều khả năng là khán giả sẽ quên hết những gì bạn đã nói sau đó.
Do đó chúng ta hãy tập trung vào những điểm chính mà thôi, nếu khán giả quan tâm, họ sẽ hỏi vào cuối bài thuyết trình, và đây là lúc bạn có thể đi sâu hơn vào những thứ bạn chưa có thời gian nói ra được.
3. Tránh sử dụng các Template sẵn có của Power Point
Bởi vì 99% người khác sẽ dùng những template có sẵn như vậy. Bạn muốn mặc đồng phục không? Chắc là không rồi, vậy tại sao lại dùng Template sẵn như vậy? Bạn muốn mặc quần áo đẹp để mọi người trầm trồ khe ngợi, vậy nên, hãy tự tạo ra phong cách riêng cho slide của mình. Vấn đề tiếp theo là: làm thế nào??? Có phải tôi là nhà thiết kế đâu mà tự tạo ra slide của mình được? Yên tâm! Hãy làm theo những tips tiếp theo.
4. Sử dụng màu sắc
Chọn (đến) 5 màu phù hợp với nhau để tạo ra 1 palette màu rồi sử dụng cho bài thuyết trình của bạn. Và tất nhiên theo chủ đề thuyết trình, độ tuổi của khán giả, chúng ta sẽ chọn những bảng màu phù hợp khác nhau bởi vì mà
u sắc có ảnh hưởng đến tâm lý. Một số trang webs sau đây sẽ giúp chúng ta trong việc chọn màu này:
5. Sử dụng font chữ, kiểu chữ
Nếu không phải 1 bài thuyết trình về Typography thì không nên dùng quá 3 font chữ. Nhớ nhé 3 font chữ: 1 cho tiêu đề, 1 cho phần body và 1 cho các phần khác không thuộc 2 phần kia.
6. Chọn Layout cho từng thành phần trong bài thuyết trình của bạn
Hãy chế ra một vài layout cho slide của bạn, và sử dụng những layout này trong quá trình làm bài thuyết trình. Trong một số trường hợp, có thể bạn chỉ cần dùng 1 layout slide mà thôi, nhưng về cơ bản thì chúng ta có thể sử dụng các layout sau đây:
- Slide dùng để chuyển tiếp
- Slide chỉ có ảnh
- Slide chỉ có chữ
- Slide gồm cả ảnh, chữ và các thành phần khác.
Một điều rất nhiều người không chú ý đến khi sử dụng nhiều thành phần textbox trên 1 slide đó là không gióng thẳng hàng các đối tượng trên slide. Có thể bạn không nhìn thấy được điều này trên 1 màn hình laptop 13 – 15 inches, nhưng hãy thử chiếu bài thuyết trình đó lên 1 màn hình lớn hoặc trên máy chiếu. Vậy nên hãy chú ý đến chức năng Alignments trong các phần mềm thuyết trình.
Khóa học PowerPoint chuyên nghiệp
7. Sử dụng hình ảnh (một cách thông minh)
Sau 30 đến 60 phút thuyết trình thì phần lớn những gì bạn nói đã từ tai nọ sang tai kia của khán giả và biến mất trong không khí, trừ khi bạn có trí nhớ photographic như Mike trong series Suits. Khán giả sẽ nhớ những câu trích dẫn và những hình ảnh thú vị. Khi sử dụng hình ảnh, nhớ sử dụng hình ảnh liên quan tới chủ đề (cái này dĩ nhiên rồi) và lựa chọn màu chữ tương phản dễ nhìn không bị chìm vào hình ảnh. Lại một vấn đề tiếp theo: chúng ta tìm hình ảnh ở đâu? Mình lại xin giới thiệu với các bạn một vài trang miễn phí dùng để tìm hình ảnh:
- http://www.freeimages.com/
- http://www.morguefile.de/
- http://www.everystockphoto.com/
- https://www.flickr.com/creativecommons
Một điều cần chú ý khi sử dụng những hình ảnh này là giấy phép sử dụng. Mỗi hình ảnh trên internet đều được gắn với 1 giấy phép sử dụng, nếu muốn sử dụng, bạn phải hiểu rõ giấy phép sử dụng này, nhất là khi bạn sử dụng những hình ảnh đó cho slide hay thuyết trình ở một công ty quốc tế, không thì công ty bạn sẽ bị kiện nát đít và hậu quả là không thể lường trước được.
8. Ít chữ trên slide thôi
Thực ra đối với một số kiểu bài thuyết trình thì không đúng, nhưng đại đa số các bài thuyết trình tốt là các bài thuyết trình khá ít chữ. Các bài thuyết trình ít chữ có một lợi ích hơn là: người thuyết trình sẽ ít khi đọc từ slide – việc này nhàm chán như ông giáo sư của các bạn giảng bài vậy. Thế nên nếu không cần thiết, viết ít nhất có thể lên slide, vì người thuyết trình là bạn, không phải là cái slide.
9. Đừng cố đưa tất cả các thông tin lên 1 slide dù số slide của bạn bị giới hạn
Chắc có lúc bạn đã nghe thằng hàng xóm nói về KISS – không phải là hôn hít mà là viết tắt của Keep It Simple Stupid, đây là phương châm phát triển thiết kế của hải quân Mỹ từ những năm 60. Đại khái có nghĩa là: giải quyết vấn đề bằng giải pháp đơn giản nhất mà đến những người không biết gì về vấn đề đó cũng có thể hiểu được. Cái này cũng đơn giản như: thấy đèn đỏ thì dừng, thấy đèn xanh thì đi, mệt thì nghỉ, yêu là cưới …
10. Đừng lạm dụng hoặc tốt hơn là đừng sử dụng những hiệu ứng cho slide
Điều này mình nói ra với nhiều bạn, thì giống như bắt các bạn ấy uống thuốc đắng vậy. Hãy bỏ đi thói quen này, bởi vì
- hiệu ứng cho slide sẽ làm cho người xem không tập trung vào nội dung chính nữa
- hiệu ứng slide không hoạt động khi bạn export slide ra dạng PDF, và bạn muốn slide an toàn trên mọi máy? Hãy chuyển slide thành dạng PDF
- hiệu ứng slide có thể hoạt động không giống nhau trên các phiên bản phần mềm thuyết trình khác nhau
- hiệu ứng slide không thay thế được nội dung hoặc người thuyết trình
- hiệu ứng slide không tốt.
